Event Planning Checklist

    EVENT MARKETING BRIEF        
Instructions:

This template will guide you through every activity necessary to execute an event, conference or trade show.  Sections in the template include: starting checklist, accommodations, transportation, registration, speaker, meeting facilities, speakers, entertainment activities, and more.  The tool provides a comprehensive guide to planning and executing an event.

Enter your responses in the provides sections.  If you require more space for a response, simply drag the lower right corner of the box to enlarge it.  To save a copy of your plan, select PRINT from your browser's file menu.  
  Organization / Company:      
Event Name:
Event Location:
Primary Contact:
Prepared By:
Contact Phone:
Contact Email:
  Event Dates:      
  Originating Date:                  
  Last Updated:                  
In the box titled "Check," check if this action is appropriate for this event. To close a section, place a check in the box next to the section title.
    Action Check Timing or Due Date Assigned To Comments  
  Starting checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Accommodations checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Transportation checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Registration checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Speakers checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Bird dog checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Meeting rooms checklist (main session)          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Breakout session or speaker's rooms checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Day-to-day meals checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Coffee break / cocktails checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Banquet checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  Entertainment checklist:          
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
                             
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